1.2
Existencia, especialmente en lo relativo al proceso de elaboración de la información financiera, de los siguientes elementos:
1.2.1
Departamentos y/o mecanismos encargados: (i) del diseño y supervisión de la estructura organizativa; (ii) de definir claramente las líneas de
responsabilidad y autoridad con una adecuada distribución de tareas y funciones; y (iii) de que existan procedimientos suficientes para su
correcta difusión en la entidad.
La definición de la estructura organizativa del Grupo así como su revisión es responsabilidad del Comité de Dirección. Los cambios significativos
del organigrama, cuando se producen, son aprobados por el Consejo deAdministración previa presentación por la Comisión deNombramientos
y Retribuciones. El organigrama se encuentra a disposición de todos los empleados en la intranet corporativa del Grupo.
Tanto las líneas de responsabilidad jerárquica como las funcionales se encuentran debidamente comunicadas a todos los trabajadores del
Grupo. Para ello se emplean los propios canales internos de comunicación entre los que destacamos la intranet, reuniones de directivos y
tablones informativos existentes en cada establecimiento hotelero.
Para cumplir con los objetivos y responsabilidades de mantenimiento y supervisión del proceso de Control de la Información Financiera, se
han definido dentro de la estructura organizativa funciones específicas que afectan a los responsables de cada proceso relacionado con la
Información Financiera, y cuyos objetivos son asegurar el cumplimiento de los controles implementados, analizar su funcionamiento e informar
de los cambios o incidencias que se produzcan.
Dicha estructura integra, de menor a mayor responsabilidad, a los supervisores de cada proceso definidos en el ámbito de control, a los
Directores de cada Unidad de Negocio y a los Directores de cada Área Corporativa directamente relacionados con los procesos relativos al
Sistema de Control Interno de la Información Financiera. La Dirección Financiera es la encargada de recibir la información de los diferentes
responsables del proceso, siendo también la encargada de velar por el correcto funcionamiento de dicho sistema de control interno.
1.2.2
Código de Conducta, órgano de aprobación, grado de difusión e instrucción, órgano encargado de analizar incumplimientos y de proponer
acciones correctoras y sanciones.
La responsabilidad de la aprobación del Código de Conducta recae en el Consejo de Administración de NH Hoteles, S.A. Dicho documento
afecta a todas las personas que trabajan para el grupoNH, siendo de aplicación no solo a empleados y miembros del Consejo de Administración,
sino también, en ciertos casos, a clientes y proveedores.
En fecha 24 demayo de 2011 el Consejo de Administración aprobó un nuevoCódigo deConducta que ha sustituido al documento anteriormente
en vigor, aprobado en el ejercicio 2003.
El Código de Conducta ha sido comunicado a todos los empleados del Grupo, junto con material formativo adicional (“Guía Práctica Para
Empleados”, “Preguntas Frecuentes”) a través de diversos medios tanto off-line, como on-line, encontrándose permanentemente disponibles
para los empleados en la intranet de la Compañía. Una vez aprobado el Código de Conducta en mayo de 2011, se habilitó un procedimiento en
virtud del cual se remitía a cada uno de los empleados con dirección de correo individualizada el nuevo Código de Conducta, solicitándoles su
adhesión al mismo, quedando recogida en una base de datos custodiada por el Departamento de Recursos Humanos. Respecto de las nuevas
contrataciones que han tenido lugar desde su aprobación, el Código de Conducta forma parte del contrato laboral firmado por los nuevos
empleados, quedando así obligados a su cumplimiento.
Adicionalmente se imparten cursos on-line a los empleados, siendo su objetivo dotar del conocimiento adecuado sobre el Código de Conducta.
Cualquier modificación del Código de Conducta debe ser sometida a la aprobación previa del Consejo de Administración y debe ser
comunicada a los empleados y personas afectadas.
Específicamente, en lo que atañe a la información financiera y al registro de las operaciones, el Código de Conducta recoge los siguientes
aspectos:
-
En el apartado 3.2.4 c) se señala que “NH Hoteles asegurará que los registros de actividad financiera y contable se preparen de manera
precisa y fiable, colaborando y facilitando el trabajo de las unidades de auditoría interna, inspección, intervención y otras de control interno,
así como de los auditores externos y autoridades competentes, colaborando en todo caso con la Administración de Justicia”.
-
El apartado 3.2.7 a) predica expresamente que “el Grupo asume un principio de comportamiento de transparencia informativa, entendida
como el compromiso de transmitir la información fiable a los mercados, tanto financiera, como de cualquier otra índole. De esta forma
la información económico financiera de la compañía, tanto interna como externa, reflejará fielmente su realidad económica, financiera y
patrimonial de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados”.
El antes citado apartado subraya que “los sujetos obligados deben transmitir la información financiera de forma veraz, completa y
comprensible. En ningún caso proporcionarán a sabiendas información incorrecta, inexacta o imprecisa, prohibiéndose de forma clara y
taxativa las siguientes conductas:
-
llevar un registro de operaciones en soportes extracontables no registradas en libros oficiales;
-
registrar gastos, ingresos, activos o pasivos inexistentes;
-
realizar asientos de apuntes en los libros de contabilidad con indicación incorrecta de su objeto;
-
utilizar documentos falsos;
-
destruir deliberadamente documentos antes del plazo previsto por la Ley”.
1.2.3
Canal de denuncias definido
Como mecanismo para denunciar las infracciones relativas a los principios establecidos en el Código de Conducta se ha establecido un
procedimiento que permite a los empleados notificar de forma confidencial cualquier incumplimiento de los principios recogidos en el Código
de Conducta.
El procedimiento de notificación y tratamiento de posibles incumplimientos y denuncias del Código de Conducta es administrado por el
Director del Departamento de Auditoría Interna del Grupo, quien actúa de forma independiente, dando cuenta de las incidencias más
relevantes durante el ejercicio a la Comisión de Auditoría y Control de la Compañía.
Las denuncias se cursan preferentemente por vía electrónica en un canal habilitado expresamente al efecto en la intranet de NH Hoteles
(
codeofconduct@nh-hotels.com), a través del cual son enviadas al Director del Departamento de Auditoría Interna, garantizando así la
confidencialidad de las mismas. Adicionalmente, se ha habilitado una opción por correo postal a la atención del Director de Auditoría Interna
de NH Hoteles, S.A., dirección Santa Engracia 120, 28003 Madrid, España.
El Director del Departamento de Auditoría Interna es el responsable de analizar la información presentada, solicitar las pruebas e informes
correspondientes y, si procede, presentar los expedientes con toda la información que posea al Presidente del Consejo de Administración de
NH Hoteles, S.A. Todas las denuncias relevantes son presentadas al Presidente de la Comisión de Auditoría y Control.
Desde la entrada en vigor del nuevo Código de Conducta no se ha recibido ningún tipo de denuncia relevante que pudiera generar la adopción
de medidas al respecto.
59
INFORME ANUAL
DE GOBIERNO CORPORATIVO
