F - SISTEMAS INTERNOS DE CONTROL Y GESTIÓN DE RIESGOS
EN RELACIÓN CON EL PROCESO DE EMISIÓN DE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA (SCIIF)
Describa los mecanismos que componen los sistemas de control y gestión de riesgos en relación con el proceso de emisión de información financiera (SCIIF)
de su entidad.
F.1 Entorno de control de la entidad
Informe, señalando sus principales características de, al menos:
F.1.1. Qué órganos y/o funciones son los responsables de: (i) la existencia y mantenimiento de un adecuado y efectivo SCIIF; (ii) su implantación; y (iii) su
supervisión.
La Dirección Financiera es la responsable de establecer el diseño, la implementación y el seguimiento global del Sistema de Control Interno sobre
la Información Financiera del Grupo, esta responsabilidad supone asumir el mantenimiento de la estructura de control necesaria y asegurar su
funcionamiento de manera efectiva y continua en el tiempo. El objetivo de dicho Sistema de Control Interno es proporcionar a la entidad una seguridad
razonable sobre la fiabilidad de la información financiera generada.
El Consejo de Administración de la entidad es el órgano responsable de la supervisión de dicha estructura de control, dicha responsabilidad ha sido
incluida en el artículo 5 de su Reglamento de funcionamiento.
Para realizar esa tarea de supervisión anteriormente descrita, el Consejo de Administración se apoya en el Comité de Auditoria y Control, quien a través de
la función de Auditoria Interna, tiene la obligación de implantar las medidas y planes de acción que aseguren un correcto cumplimiento de dicha función
de supervisión, según lo descrito en el artículo 25 del Reglamento del Consejo de Administración.
F.1.2. Si existen, especialmente en lo relativo al proceso de elaboración de la información financiera, los siguientes elementos:
Departamentos y/o mecanismos encargados: (i) del diseño y revisión de la estructura organizativa; (ii) de definir claramente las líneas de responsabilidad
y autoridad, con una adecuada distribución de tareas y funciones; y (iii) de que existan procedimientos suficientes para su correcta difusión en la entidad.
La definición de la estructura organizativa del Grupo así como su revisión es responsabilidad del Comité de Dirección; dicha estructura organizativa se
encuentra perfectamente definida. Los cambios significativos del organigrama, cuando se producen, son aprobados por el Consejo de Administración
previa presentación por la Comisión de Nombramientos y Retribuciones. El organigrama se encuentra a disposición de todos los empleados en la intranet
corporativa del Grupo.
Tanto las líneas de responsabilidad jerárquica como las funcionales se encuentran debidamente comunicadas a todos los trabajadores del Grupo; para ello
se emplean los propios canales internos de comunicación entre los que destacamos la intranet, reuniones de directivos y tablones informativos existentes
en cada establecimiento hotelero.
Para cumplir con los objetivos y responsabilidades de mantenimiento y supervisión del proceso de Control de la Información Financiera, se han definido
dentro de la estructura organizativa funciones específicas que afectan a los responsables de cada proceso relacionado con la Información Financiera, y
cuyos objetivos son asegurar el cumplimiento de los controles implementados, analizar su funcionamiento e informar de los cambios o incidencias que se
produzcan.
Dicha estructura integra, de menor a mayor responsabilidad, a los Supervisores de cada proceso definidos en el ámbito de control, a los Directores de cada
Unidad de Negocio, y a los Directoresde cada Área Corporativa, directamente relacionados con los procesos relativos al Sistema de Control Interno de la
Información Financiera. La Dirección Financiera es la encargada de recibir la información de los diferentes responsables del proceso, siendo también la
encargada de velar por el correcto funcionamiento de dicho sistema de control interno.
Código de conducta, órgano de aprobación, grado de difusión e instrucción, principios y valores incluidos (indicando si hay menciones específicas al
registro de operaciones y elaboración de información financiera), órgano encargado de analizar incumplimientos y de proponer acciones correctoras y
sanciones.
La responsabilidad de aprobación del Código de Conducta recae en el Consejo de Administración de NH Hoteles. Dicho documento afecta a todas las
personas que trabajan para el grupo NH, siendo de aplicación no solo a empleados y miembros del Consejo de Administración, sino también, en ciertos
casos, a clientes y proveedores.
En fecha 24 de mayo de 2011 el Consejo de Administración ha aprobado un nuevo Código de Conducta que ha sustituido al documento anteriormente en
vigor, aprobado en el ejercicio 2003.
El Código de Conducta ha sido comunicado a todos los empleados del Grupo, junto con material formativo adicional (“Guía Práctica Para Empleados”,
“
Preguntas Frecuentes”) a través de diversos medios tanto off-line, como on-line, encontrándose permanentemente disponibles para los empleados y
terceros en la página web de la Compañía. La Compañía ha habilitado un procedimiento en virtud del cual se remite a cada uno de los empleados con
dirección de correo individualizada el nuevo Código de Conducta, solicitándoles su adhesión al mismo. Para el resto de empleados se han realizado
campañas periódicas de comunicación. Actualmente se encuentra disponible en la página web de la compañía un curso on-line para los empleados, cuyo
objetivo es dotar del conocimiento adecuado del Código de Conducta.
Cualquier modificación del Código de Conducta debe ser sometida a la aprobación previa del Consejo de Administración y debe ser comunicada a los
empleados y personas afectadas.
Específicamente, en lo que atañe a la información financiera y al registro de las operaciones, el Código de Conducta recoge los siguientes aspectos:
INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO
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