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Además, en Octubre de 2014 se aprobó en la Comisión de Auditoría y Control la creación del Comité de Cumplimiento, formado por miembros
del Comité de Dirección y SVPs, que está apoderado para supervisar el cumplimiento del Reglamento Interno de Conducta para empleados que
ejerzan alguna actividad de cara al Mercado de Valores, el Código de Conducta, el Modelo de Prevención de Riesgos Penales y el Procedimiento
de Conflictos de Interés del grupo. Este organismo está presidido por el Secretario General y reporta a la Comisión de Auditoría y Control.
Las actividades claves del Comité de Cumplimiento con respecto al Código de Conducta incluyen:
• Asegurarse de que el Código de Conducta se promulga a través de la organización.
• Tomar decisiones sobre el régimen sancionador a aplicar ante incumplimientos del código de conducta.
• Gestionar las posibles dudas que surjan respecto al código.
• Supervisar todas las actividades de formación que surjan a raíz de la implantación del código.
El Código de Conducta está disponible para los empleados en la intranet corporativa y para terceros en la página web del Grupo.
El Grupo NH, a través da las unidades de Recursos Humanos de cada unidad de negocio, ha habilitado un procedimiento en virtud del cual se
solicita a cada empleado su adhesión al mismo, siendo impartida formación relativa al Código de Conducta a los empleados del Grupo NH.
Cualquier modificación del Código de Conducta debe ser sometida a la aprobación previa del Consejo de Administración y debe ser comunicada
a los empleados y personas afectadas.
Específicamente, en lo que atañe a la información financiera y al registro de las operaciones, el Código de Conducta recoge los siguientes
aspectos:
- “NH Hoteles asegurará que los registros de actividad financiera y contable se preparen de manera precisa y fiable, colaborando y facilitando
el trabajo de las unidades de auditoría interna, inspección, intervención y otras de control interno, así como de los auditores externos y
autoridades competentes, colaborando en todo caso con la Administración de Justicia”.
- “El Grupo asume un principio de comportamiento de transparencia informativa, entendida como el compromiso de transmitir la información
fiable a los mercados, tanto financiera, como de cualquier otra índole. De esta forma la información económico financiera de la compañía,
tanto interna como externa, reflejará fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados”.
El antes citado apartado subraya que “los sujetos obligados deben transmitir la información de forma veraz, completa y comprensible. En
ningún caso proporcionarán a sabiendas información incorrecta, inexacta o imprecisa, en este sentido los empleados se abstendrán de:
- Llevar un registro de operaciones en soportes extracontables no registradas en libros oficiales;
- Registrar gastos, ingresos, activos o pasivos inexistentes;
- Realizar asientos de apuntes en los libros de contabilidad con indicación incorrecta de su objeto;
- Utilizar documentos falsos;
- Destruir deliberadamente documentos antes del plazo previsto por la Ley“.
Canal de denuncias, que permita la comunicación al comité de auditoría de irregularidades de naturaleza financiera y contable, en adición a
eventuales incumplimientos del código de conducta y actividades irregulares en la organización, informando en su caso si éste es de naturaleza
confidencial.
Como mecanismo para denunciar las infracciones relativas a los principios establecidos en el Código de Conducta se ha establecido un
procedimiento que permite a los empleados notificar de forma confidencial cualquier incumplimiento de los principios recogidos en el Código de
Conducta.El procedimiento de notificación y tratamiento de posibles incumplimientos y denuncias del Código de Conducta es administrado por
el SVP del Departamento de Auditoría Interna del Grupo, quien actúa de forma independiente, dando cuenta de las incidencias más relevantes
durante el ejercicio al Comité de Cumplimiento y a la Comisión de Auditoría y Control del Grupo.Las denuncias se cursan preferentemente
por vía electrónica en un canal habilitado expresamente al efecto en la intranet de NH (
), a través del cual son
enviadas al SVP del Departamento de Auditoría Interna. Adicionalmente, se ha habilitado una opción por correo postal a la atención del SVP
del Departamento de Auditoría Interna de NH Hoteles, S.A., dirección Santa Engracia 120, 28003 Madrid, España. El SVP del Departamento de
Auditoría Interna es el responsable de analizar la información presentada, solicitar las pruebas e informes correspondientes. Todas las denuncias
relevantes son presentadas al Comité de Cumplimiento y a la Comisión de Auditoría y Control.
Programas de formación y actualización periódica para el personal involucrado en la preparación y revisión de la información financiera, así
como en la evaluación del SCIIF, que cubran al menos, normas contables, auditoría, control interno y gestión de riesgos.
En relación al Sistema de Control sobre la Información Financiera a través del Departamento de Auditoría Interna se han realizado las siguientes
labores formativas:
Talleres de trabajo para personal del Centro de Servicios Compartidos y función retenida: sobre los objetivos y características del Sistema
de Control de la Información Financiera y la matriz de riesgos y controles. El objetivo es informar sobre los aspectos más relevantes relativos
al proceso de generación de la Información Financiera, en concreto: procesos operativos del Grupo que integran el Sistema de Control,
responsables del mantenimiento de los controles definidos dentro de cada proceso, comunicación de mejoras o modificaciones, entendimiento
del sistema de supervisión establecido, etc y confirmar con cada uno de los responsables de los controles el entendimiento de los mismos así
como de la naturaleza de la evidencia que tienen que ejecutar.
Paralelamente el Departamento Financiero, esporádicamente asiste a cursos de formación o jornadas sobre actualización de normas contables,
normas de consolidación, información financiera específica aplicable al sector, que son consideradas de especial relevancia para la realización
de sus funciones.
F.2 Evaluación de riesgos de la información financiera.
Informe, al menos, de:
F.2.1 Cuáles son las principales características del proceso de identificación de riesgos, incluyendo los de error o fraude, en cuanto a:
Si el proceso existe y está documentado.
INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO
