La relación de NH Hotel Group con sus proveedores se basa en la comunicación y en la transparencia para promover el desarrollo de soluciones innovadoras y sostenibles. Asimismo, estas colaboraciones construyen el camino para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible fijados por el Grupo para la creación de trabajo decente y crecimiento económico (ODS 8) y para el consumo y producción responsable (ODS 12).
295.9M€*
VOLUMEN DE COMPRAS ANUAL
(GASTO + INVERSIÓN) EN 2021
+12% con respecto a 2020
240M€
VOLUMEN TOTAL
OPEX EN 2021
+22% con respecto a 2020
Desde el principio de esta pandemia mundial, la gestión estratégica de las compras ha dejado de priorizar exclusivamente la eficacia en la negociación del precio, frente a otros factores. Esta crisis ha llevado a NH Hotel Group a realizar un análisis continuo de los proveedores actuales, comprobando la trazabilidad de sus productos y de sus componentes, y exigiendo su flexibilidad de producción, para asegurarse el suministro, así como la sostenibilidad de sus productos.
A todos los proveedores de NH Hotel Group, tanto homologados como no homologados, se les exige acatar las medidas de seguridad y desinfección excepcionales anti-COVID-19 para la entrega de mercancía y prestación de servicios en nuestros hoteles.
POLÍTICA DE COMPRAS
NH Hotel Group tiene una Política de Compras formal y obligatoria, que marca las directrices a seguir por parte de los distintos departamentos, ya sean Corporativos o de Unidad de Negocio, en situaciones que afecten o puedan afectar a las contrataciones externas de la Compañía.
La Política de Compras contribuye a reforzar:
- El compromiso de garantizar transparencia, honestidad y ética en la función de compras.
- La necesidad de llevar a cabo procesos de contratación profesionales para optimizar los resultados.
- La necesidad de alineación con las directrices de control interno, así como actualización y comunicación en tiempo y forma a todos los empleados de la Compañía.
Tal y como se recoge en la Política de Compras de NH Hotel Group, todos los servicios o productos englobados en categorías susceptibles de ser licitadas por Coperama, forman parte del Perímetro de Compras. Dentro del volumen de compras total de OpEx, el Perímetro de Compras alcanza el 94% de los hoteles de perímetro consolidado de NH Hotel Group.
El Perímetro de Compras es revisado periódicamente por NH Hotel Group y Coperama con el fin de que éste esté adaptado en todo momento a las necesidades de la Compañía.
En el área de OpEx:
224.6 M€
Volumen total perímetro
de compras
151.1 M€
Volumen de compras homologadas del perímetro de compras
67.3%
Compra homologada de perímetro de compras
HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
La selección de proveedores, así como la relación de trabajo con estos se basa en la transparencia, honestidad y ética con el claro objetivo de poder garantizar una excelente prestación de servicios, eficiente y de calidad.
Desde 2010, los diferentes departamentos de Compras de la Compañía progresivamente han pasado a convertirse en las diferentes Coperamas (empresas 100% pertenecientes a NH Hotel Group). Su función consiste en la búsqueda, cualificación y homologación de proveedores, así como la negociación y licitación de los bienes y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la gestión hotelera. Cada Coperama local da servicio a las Regiones de las Unidades de Negocio de NH Hotel Group que tiene asignadas, Coperama Holding proporciona servicio a nivel corporativo al Grupo en todas sus localizaciones.
1. Licitación
La gestión de proveedores comienza cuando se detecta una necesidad hasta que finalmente se realiza la prestación del servicio:
Antes de comenzar el proceso de compra por parte de los hoteles y oficinas se realiza una homologación que permite generar una base de datos de proveedores que han sido evaluados y que cumplen los requisitos de NH Hotel Group en materias tanto económicas y de calidad, como de ESG.
A través de las licitaciones, Coperama busca al proveedor más eficiente en calidad, precio y servicio. Las fases de las licitaciones son:
- RFP (Request For Proposal): pliego de condiciones.
- RFI (Request For Information): solicitud de información técnica y fase eliminatoria.
- RFQ (Request For Quotation): solicitud de cotización económica.
NH Hotel Group utiliza su Plataforma de Negociación Electrónica para la gestión de las licitaciones. Esta herramienta permite, a través de su RFI, evaluar y analizar la situación legal, financiera, ambiental, operacional y sociolaboral de aquellos proveedores que se presentan a los concursos. De esta forma, se reducen los posibles riesgos que puedan generar los proveedores en futuras operaciones con la Compañía. En esta parte de la licitación, los proveedores han de aceptar tanto el Código de Conducta del Grupo como el Código de Conducta de Proveedores de Coperama, que incluye compromisos ambientales y laborales.
Con la finalidad de asegurar una operación responsable y conseguir relaciones a largo plazo con los proveedores, Coperama ha actualizado su RFI, ampliando los criterios ESG en su proceso de compras responsables, aumentando el peso de la puntuación en las preguntas referentes a Sostenibilidad, y priorizando así a los proveedores que cuenten con criterios sostenibles. Este cuestionario forma parte de la evaluación global para el proceso de validación.
Existen algunos criterios en la RFI que, de no ser aceptados o implementados por los proveedores, resultaría su descalificación del concurso de forma automática. Uno de estos criterios es, la firma tanto el Código de Conducta del Grupo, así como el Código de Conducta de Coperama, por los que se rige NH Hotel Group.
Durante todo el proceso se pone especial foco en la sostenibilidad, para intentar mitigar los posibles impactos negativos en el medioambiente, mientras atenuamos los riesgos inherentes a la operativa de nuestra cadena de suministro.
Aunque en la actualidad NH Hotel Group no realiza auditorías sociales y ambientales a sus proveedores, trabaja de manera continua para alinear los criterios ESG con la gestión sostenible de la cadena de suministro. Para asegurar un aprovisionamiento responsable, la Compañía ha desarrollado una serie de procedimientos que ayudan a reforzar este compromiso.
2. Contrato
El proveedor ganador de la licitación firmará el Contrato de Homologación de Coperama, que contiene entre otros documentos, el Código de Conducta de Proveedores de Coperama y el Código de Conducta de NH Hotel Group. La firma de este contrato le otorga al proveedor el estatus de Proveedor Homologado.
Adicionalmente, y como parte del Contrato de Homologación, se aplica el SLA (Service Level Agreement) que parametriza el nivel de servicio y penaliza cualquier desviación en el servicio ofertado por el proveedor.
El incumplimiento por parte del proveedor de alguna de las cláusulas del Contrato de Homologación, así como de alguno de sus términos o anexos (ej. Código de Conducta de NH Hotel Group o el Código de Conducta de Proveedores de Coperama) dará paso a una rescisión automática de este, dando lugar a la posibilidad de emprender acciones legales contra el proveedor.
1,756
Proveedores Homologados con Código de
Conducta firmado vigentes actualmente
169
nuevos proveedores con el Código de
Conducta firmado en 2021
Durante 2021, se han adherido al Código de Conducta de NH Hotel Group y al de Coperama un total de 169 nuevos proveedores a nivel global. De esta forma, en 2021 el número de proveedores activos con códigos firmados ha alcanzado un total de 1.756, frente los 1.816 del año pasado, un 3% menos.
GESTIÓN DE PROVEEDORES
NH Hotel Group está focalizando sus esfuerzos en lograr una gestión sostenible en toda la cadena de suministro. El Modelo de Gestión de Proveedores tiene como objetivo disponer de los mejores proveedores a través de procedimientos de negocio que garanticen la transparencia y la igualdad de condiciones para los diferentes ofertantes. La Compañía ofrece un modelo con enfoque ganador para todas las partes con un compromiso de relación a largo plazo.
En esta línea, NH Hotel Group fomenta la compra homologada en la mayoría de sus hoteles, identificando desde el propio hotel la necesidad de productos necesarios. Así, Coperama tiene la labor de aprobar y homologar a los potenciales proveedores. En conjunción con nuestros objetivos de aprovisionamiento responsable, continuaremos identificando productos de alta calidad que sean ambientalmente aceptables y socialmente responsables. Estos esfuerzos contribuirán al desarrollo de productos responsables en todas las geografías donde estamos presentes y en el futuro.
Los hoteles que consolidan poseen distintos indicadores de seguimiento para controlar las compras a proveedores homologados dentro del Perímetro de Compras.
Durante 2021, no se han cumplido los objetivos en todas las Unidades de Negocio a causa de la pandemia mundial y la necesidad de los hoteles de adaptarse a las necesidades actuales.
GESTIÓN DE RIESGOS EN LA CADENA DE SUMINISTRO: PROVEEDORES CRÍTICOS
24%
Volumen de compra a proveedores críticos
400
Proveedores críticos identificados
NH Hotel Group trabaja para extender la sostenibilidad a una cadena de suministro en permanente mejora, con la innovación siempre presente, formada por los mejores socios y proveedores. El proceso de gestión de la cadena de suministro se basa en la valoración de los factores de riesgo intrínsecos a la externalización de un servicio o al suministro de un producto.
Para llevar a cabo la gestión, NH Hotel Group tiene identificados a sus proveedores críticos como aquellos que puedan afectar a la Compañía a nivel reputacional (o generen un riesgo operativo y/o legal) o por tener un volumen significativo de facturación o por disponer de productos especialmente diseñados para la Compañía. De acuerdo con la definición anterior, las categorías críticas para NH Hotel Group serían la subcontratación de servicios de limpieza, servicios de seguridad, lavandería, amenities y textiles, pertenecientes estos últimos al Tier 2.
La selección de estos proveedores debe llevarse a cabo mediante los más altos estándares de calidad, los cuales serán establecidos por el documento RFP, con preguntas técnicas. Para esta evaluación inicial se exige adjuntar documentación específica que acredite la veracidad de la información facilitada. Esta primera evaluación se complementa con un filtro intrínseco a la licitación que es el del cumplimiento de los requisitos técnicos que aparecen en la misma.
Como novedad, durante 2021 se ha elaborado un Cuestionado de Autoevaluación de Proveedores (SAQ: Self Assessment Questionnaire). Los principales proveedores de NH Hotel Group, deberán contestar anualmente este cuestionario con criterios ESG, debiendo los proveedores de aportar información adicional a considerar. En base a los resultados, la Compañía implementará ajustes y mejoras que considere necesarias. Este análisis, permitirá a NH Hotel Group focalizar sus avances en la disminución de emisiones de Scope 3, por lo que está trabajando en línea con sus proveedores para reducir su compromiso del 20% de cara al 2030.
Adicionalmente, se aplica el SLA. Los servicios de los proveedores son controlados por los hoteles o departamentos, que son los usuarios finales de estos. En caso de queja, se avisa a Coperama, que, dependiendo de la severidad del error, exige la corrección inmediata de éste o directamente rescinde el contrato con el proveedor. Durante 2021, no se ha dado este caso en ninguna de las Unidades de Negocio.
